Як економити на автоматизації HR у період кризи

Під час кризи доводиться економити буквально на всьому, особливо HR-ам. У вас більше немає часу на рутину і неефективні інструменти.
3 квітня, на вебінарі від Hurma, ми обговорили, чому автоматизувати HR = економити, які модулі повинні бути у вашій HRM-системі і як працювати в CakeHR, Zoho People, BambooHR і Hurma.

5 причин відмовитися від Excel вже сьогодні

HR-фахівці витрачають багато сил на рутинну щоденну роботу. У них просто не вистачає часу, щоб зосередитися на важливих функціях, які стали ще більш актуальними у кризу: мотивація і утримання персоналу, корпоративна культура. Чому ще Excel не здатний задовольнити ваші потреби сьогодні?

1. Втрата часу

Часто, HR-и не обходяться однією єдиною таблицею. Таким чином, у них з'являється величезна кількість вкладок, які просто спалюють час. Електронна пошта, база співробітників, дані по відсутності, календар подій — все це потрібна інформація, на яку доводиться витрачати час.

2. Помилки

Так, всі ми помиляємося, тут грає свою роль людський фактор. Але ми можемо мінімізувати свої помилки. Тому що деякі помилки коштують компанії дуже дорого.

3. Відсутність безпеки

HR-фахівці працюють з конфіденційною інформацією. Це і персональні дані співробітників, і секретні дані компанії. Чим більшою кількістю таблиць або систем ви користуєтеся, тим більше шансів, що інформація може потрапити не в ті руки.

4. Некомфортна спільна робота

Неможливо вести всі таблиці однаково. Особливо, якщо в компанії великий HR-відділ. Нестандартизована робота з даними приносить масу незручностей: ви витрачаєте час на оформлення, а не на роботу.

5. Неефективна звітність

Аналітика необхідна кожному HR. Створення звітів з Excel — ще той квест. Якщо ви не гуру таблиць, то готуйтеся витратити на це кілька годин зосередженої роботи.

Чому варто вибирати автоматизацію HR-процесів в кризу?

1. Робить роботу простіше і ефективніше

За допомогою пари кліків вирішуються такі важливі HR-процеси як підтвердження запитів, ведення діджитал-календаря з нагадуваннями і подіями, автоматизований розрахунок лікарняних і відпусток. Все це можна зробити в одній системі, без довгого серфінгу по Google- чи Excel-таблицям.

2. Мінімізує рутину

HRM-система покликана автоматизувати рутинні повторювані дії. Наприклад, призначення зустрічей. Не потрібно в черговий раз відкривати таблицю, обробляти дані, писати співробітнику. В системі ви можете стандартизовано внести зустріч у календар, а ваш працівник отримає повідомлення на пошту або в месенджері.

3. Заощаджує час

Автоматичні дії з щоденними процесами дозволяють зайнятися стратегіями, ідеями та рішеннями, на які вічно не вистачає часу.

Що ж робить HRM-система?

Перерахуємо найважливіші функції в HRM:

• Автоматично розраховує відпустки, лікарняні (Absence management).
• Допомагає вести діджитал-календар, де зручно розписані Welсome interview, Adaptation meeting, Probation meeting, 1:1 і Exit interview.
• Поєднує в собі всі процеси рекрутингу: інтеграція з job-порталами, воронка рекрутингу, статистика щодо кандидатів.
• Допомагає зручно проводити опитування.
• Вести Performance management.
• Відстежувати OKR (Objectives, Key and Results) і управляти цілями компанії.
• Отримувати аналітику без підрахунків вручну.
• Підтримувати бренд роботодавця.

За даними опитування клієнтів Hurma, який ми проводили в 2019 році, система допомогла заощадити до 43% часу на рутинних операціях, знизила фінансові і трудовитрати, підвищила eNPS на 25% і Q12 на 12%, зменшила плинність персоналу на 31%, і найголовніше - заощадила 18% бюджету компанії.

3 способи заощадити на покупці HRM-системи

№1. Придбання all-in-one рішення, яке об'єднує HR і рекрутинг, позбавить від щомісячних витрат на різні програми для рекрутингу або браузерні розширення.

№2. Купуйте систему з вбудованими функціями, щоб не докуповувати окремі модулі.

№3. Вибирайте систему, яка орієнтована на ваш ринок, щоб не переплачувати за інтеграцію з job-порталами, з якими ви не зможете працювати.

Обираючи HRM-систему, завжди звертайте увагу на такі важливі деталі:

• Високий рівень безпеки даних.
• HR і рекрутинг в одній системі.
• Зручність використання.
• Адаптивність.
• База кандидатів і співробітників в одній системі.
• Якісна та швидка технічна підтримка.
• Інтеграція з локальними job-порталами і Linkedin.
• Наявність Absence management.
• Наявність Performance management.
• Можливість вести статистику і аналітику.
• Інтерфейс користувача для ваших співробітників.
• Можливість брати участь у розвитку системи — пропонувати доопрацювання і кейси.

BambooHR, Zoho People, CakeHR і Hurma: які переваги, недоліки і скільки це коштує

BambooHR

Переваги:

• Автоматизовані інструменти для зручного попереднього налаштування під необхідні процеси.
• Відстеження залученості співробітників і управління ефективністю.
• Поділ прав доступу для різних типів користувачів.
• Управління навчанням співробітника.
• Вбудований календар і детальний FAQ.

Недоліки: 

• Локалізована під американський ринок.
• Немає інструментів рекрутингу.
• Для реалізації Performance management, OKR, Payroll потрібно інтегрувати окреме ПО.

Zoho People

Переваги:

• Набір шаблонів необхідних HR-документів.
• Absence management.
• Календар подій.
• Облік відпрацьованих годин.
• LMS.
• Інтегрована аналітика і звітність.
• Простий конструктор шаблонів і форм, що змінюються через Drag & Drop.
• Функціонал для Performance review.
• Зручний портал для співробітників, де вони відстежують свій прогрес і читають новини компанії.

Недоліки: 

• Щоб вести рекрутингові процеси, потрібно підключити Zoho Recruit. Вона інтегрується з Facebook, витягує резюме з пошти, job-порталів, пошуку Google і соцмереж, але не інтегрується з локальними job-порталами.
  
• Для реалізації Payroll потрібно інтегрувати окреме ПО.

CakeHR

Переваги:

• База даних співробітників.
• Складання миттєвих інтерактивних HR-звітів.
• Onboarding & Offboarding.
• Доступ для співробітників.
• Інтеграція з G Suite і Slack.
• Кастомні поля.

Недоліки: 

• Модуль рекрутингу, а також інструменти для OKR, опитувань, 1:1, збору фідбеку купуються окремо.
• Немає Payroll.

Hurma System

Переваги:

• Рекрутингові інструменти: база кандидатів і вакансій для рекрутера, інтеграція з локальними job-порталами і LinkedIn.
• Автоматизація Welсome interview, Adaptation, Probation, 1:1, Exit interview.
• Зручне дерево компанії.
• Статистика по HR і рекрутингу.
• Absence і Performance management.
• Календар подій, який синхронізується з Google-календарем і відправляє повідомлення про заходи в компанії.
• OKR.
• Особистий профіль співробітника компанії з можливістю відправляти запити на відпустку, лікарняний, 1:1 і т.д.

Недоліки: 

• Недоступні графіки по філіях.
• Payroll ще в розробці.

Порівняння базових показників систем

Multi-Tenant vs. Single Tenant 

Питання безпеки ми хочемо обговорити більш детально. Як ви помітили по таблиці, Hurma System використовує підхід до організації архітектури даних Single Tenant, на відміну від інших систем. Multi-Tenant або «множинна оренда» обслуговує безліч організацій-клієнтів, а значить достатньо зламати один сервер і конфіденційна інформація всіх клієнтів потрапляє в руки хакерів. Всі пам'ятають жахливу ситуацію, яка сталася з рекрутинговою платформою Potok — персональні дані клієнтів опинилися у відкритому доступі.

У Hurma вибрали Single Tenant SaaS infrastructure — більш складний і дорогий підхід. Кожен клієнт отримує безпечну приватну середу. Дані ізольовані, зашифровані і зберігаються на власному хмарному сервері

Серед клієнтів, які довіряють Hurma свою безпеку: Міністерство цифрової трансформації України, Міжнародний Аеропорт «Київ» (Жуляни), Фонд державного майна України. 

Не забувайте про своїх співробітників!

Вони потребують вашої підтримки завжди, не кажучи про період кризи. Витратьте час, що звільнився через автоматизацію процесів, на роботу з ними. Дізнайтеся як вони себе почувають, чи комфортно їм працювати, чи є якісь проблеми в організації робочого місця.

Для постійного чекінгу цих питань, в Hurma реалізували «Моніторинг настрою». Ваш персонал під час входу в систему зазначає настрій по емоджі, на цій же сторінці вони можуть залишати коментарі — а ви одразу отримуєте повідомлення, якщо щось не так

У період карантину дизайнери Hurma вкомплектували емоджі масками, які символізують захист і нагадують про необхідність дотримуватися правил в цей непростий час.

Мониторьте настрій співробітників, піклуйтеся про них і враховуйте думку. Це зробить їх ще більш лояльними і продуктивними. А зниження плинності — один з головних показників правильної економії в компанії.

Ви можете переглянути вебінар у записі на нашому YouTube-каналі: